Mitarbeiter, die auf Social-Media-Websites surfen, ziellos miteinander chatten oder über ihre Handys plaudern, sind in keinem Büro willkommen.
Dies sind die Faktoren, die mitarbeiterproduktivität am Arbeitsplatz behindern und die größten Hindernisse für Sie und das Wachstum Ihres Unternehmens darstellen. Obwohl schlechte Planung und unrealistische Erwartungen für die meisten Misserfolge und den Arbeitsstress verantwortlich sind, können Sie diese Faktoren nicht einfach außer Kraft setzen. Was sind also die Killer der mitarbeiterproduktivität im Büro? Monika Weber hat eine kleine Übersicht über 10 Produktivitätskiller am Arbeitsplatz erstellt und herausgefunden, wie man sie beseitigen kann.
Übersicht
10. Überflüssige Sitzungen
Theoretisch sind Besprechungen die treibende Kraft für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. In der Praxis kosten unproduktive Besprechungen jedoch mehr als nur Zeit. Eine Studie zeigt, dass Besprechungen 37 % der Arbeitszeit der Mitarbeiter in Anspruch nehmen und jährlich mehr als 37 Milliarden Euro kosten. Aber wissen Sie, was das Schlimmste daran ist? 91 % der Teilnehmer schalten während der Besprechungen ab. Abgesehen vom Produktivitätsverlust führen solche Besprechungen also auch zu einer Entfremdung der Mitarbeiter.
Was können Sie tun?
Die Meetings ganz abschaffen? – Sicherlich nicht. Wann immer möglich, sollten Sie gegen das Parkinsonsche Gesetz verstoßen, das besagt, dass sich die Arbeit so ausdehnt, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt“.
Mit einfachen Worten: Wenn Sie die Tagesordnung Ihrer Besprechung in 40 Minuten abgearbeitet haben, bleiben Sie nicht in Ihrem Besprechungsraum, nur weil Sie ihn für eine Stunde gebucht hatten. Prüfen Sie, ob Sie mit einer E-Mail ein ähnliches Ergebnis erzielen können wie mit einer Besprechung. Teilen Sie den Teilnehmern die Tagesordnung im Voraus mit. Bei einer Besprechung funktioniert das Konzept „je mehr, desto besser“ nicht.
Laden Sie also nur diejenigen ein, deren Anwesenheit ein Muss ist. Und ja, halten Sie die Handys so weit wie möglich weg.
9. Großraumbüros
Diese sind ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite führen sie zu einem kollaborativen, innovativen und sozialen Umfeld, auf der anderen Seite schaffen sie eine extrem ablenkende Umgebung.
Viele Studien zeigen, dass Menschen, die in einem Großraumbüro arbeiten, 66 % weniger produktiv sind.
Ist es möglich, in einem Großraumbüro zu arbeiten?
Solange Sie eine virtuelle Wand zwischen sich und Ihren Kollegen errichten können, lautet die Antwort: Ja. Ein Paar Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung oder das Hören von binauralen Beats (natürlich muss man Kopfhörer benutzen), die angeblich eine tiefe Konzentration bewirken, können hier Abhilfe schaffen.
Helfen Sie Ihrem Kollegen erst, wenn Sie Ihre Aufgaben für den Tag erledigt haben. Hilfesuchende erbringen bessere Leistungen als Helfende. Richten Sie eine Kabine für kritische Aufgaben ein, denn Kabinen können die Produktivität steigern.
8. E-mails
Dies ist ein stiller Killer, der Ihnen Ihre produktive Zeit raubt, ohne dass Sie es bemerken.
Aus Angst vor dem Zorn Ihrer Vorgesetzten und Kollegen, die Sie als faul oder unproduktiv bezeichnen könnten, wenn Sie nicht bald antworten, überprüfen Sie ständig Ihre E-Mails. Pünktlichkeit ist zwar ein guter Weg, um Beziehungen aufzubauen, aber sie sollte nicht auf Kosten Ihrer Arbeit gehen.
Wie kann ich meine emails lesen?
Wenn Sie ins Büro kommen, sollten Sie Ihren Tag daher nicht mit der Beantwortung von E-Mails beginnen. Verbringen Sie stattdessen die ersten 30-45 Minuten damit, sich mit wichtigeren Dingen zu beschäftigen.
Legen Sie eine Zeit für die Überprüfung Ihrer E-Mails fest. Wenn Sie Ihre E-Mails abrufen, halten Sie sich an die 2-Minuten-Regel. Diese besagt, dass Sie auf alle E-Mails mit hoher Priorität sofort antworten müssen, wenn sie in weniger als 2 Minuten gelesen werden können.
Für die übrigen E-Mails setzen Sie eine Markierung oder eine Erinnerung und beantworten sie nur zu diesem Zeitpunkt. Eine weitere gute Möglichkeit besteht darin, in Ihrer E-Mail-Anwendung Regeln festzulegen, mit denen Sie erkennen und priorisieren können, welche E-Mails sofort bearbeitet werden müssen.
7. Büro-Chat
Soziale Kontakte und Networking sind wichtig für die Entwicklung einer Person, aber Sie müssen dies mit Ihrer Arbeit in Einklang bringen. Ein gelegentliches Gespräch oder freundliches Geplänkel mit einem Kollegen kann Sie von Ihrem Arbeitsstress befreien. Regelmäßige Pausen können helfen, die Konzentration zu verbessern, aber man darf es nicht übertreiben.
Wenn Sie jedoch viel Zeit damit verbringen, sich mit Kollegen auszutauschen, über Dinge zu reden, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, und zu viel Zeit für Feedback aufwenden, beeinträchtigt das nicht nur die Produktivität, sondern schadet auch dem Ruf einer Person, ein geschwätziger Arbeitnehmer zu sein.
Wie lässt sich dieses Problem lösen?
Wenn Sie gerne reden, sollten Sie sich auf die Mittagspause beschränken. Wenn Sie auf einen geschwätzigen Mitarbeiter stoßen, scheuen Sie sich nicht, ihn zu entschuldigen. Sie könnten mit ihm unter vier Augen sprechen, um ihm klar zu machen, wie sehr sein Geplapper stört. Allerdings dürfen Sie bei solchen Gesprächen weder Schuldzuweisungen vornehmen noch harsch, egoistisch oder wertend sein.
6. Zeit in den sozialen Medien verbringen
Die Mitarbeiter verschwenden einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Surfen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen. Vielen Berichten zufolge verbringen die Menschen durchschnittlich 2,5 Stunden damit, während der Arbeit Social-Media-Websites zu besuchen.
Wie kann man die Zeit, die man mit sozialen Medien verbringt, verkürzen?
Sie können entweder eine Social-Media-Richtlinie erlassen oder den Arbeitnehmern eine Zeit zuweisen, in der sie die sozialen Medien zwischen ihren Arbeitszeiten nutzen können. Noch besser ist es, wenn Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, ihre Social-Media-Benachrichtigungen während der Arbeitszeit abzuschalten.
5. Enge Fristen und Arbeitsstress
Die Festlegung von Fristen schafft zwar einen starken Wettbewerbsgeist und sorgt dafür, dass die Arbeit erledigt wird. Allerdings kann das Setzen von zu ehrgeizigen, engen Fristen mehr schaden als nützen und führt oft dazu, dass die Mitarbeiter aufgeregt und gestresst sind. Sie können in Panik geraten und versuchen, die Arbeit so schnell wie möglich zu erledigen, was sich negativ auf die Qualität ihrer Arbeit auswirkt.
Wie lässt sich die knappe Frist für die Aufgabe einhalten?
Setzen Sie realistische Ziele und geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um eine Aufgabe zu erledigen. Mit angenehmen Fristen werden sie sich wohlfühlen, bessere Ergebnisse erzielen und stressfrei arbeiten können. Flexible Fristen geben ihnen eine Atempause, die ihnen hilft, produktiver zu sein.
4. Fehlen von Freizeiteinrichtungen
Das Sprichwort “Nur Arbeit und kein Vergnügen macht aus Jack einen langweiligen Jungen” ist auch heute noch gültig. Von einem Arbeitnehmer zu erwarten, dass er lange Zeit ununterbrochen arbeitet, ist eine unrealistische Erwartung. Nach einer gewissen Zeit erscheint die Arbeit schwierig und unendlich. Die Monotonie der Arbeit setzt ein und die Person erreicht ihren Sättigungspunkt, was schließlich zu einer geringeren Produktivität führt.
Wie kann man im Büro Spaß haben?
Freizeiteinrichtungen in den Büros sind für die Produktivität der Arbeitnehmer unerlässlich. Spiele in Innenräumen wie Tischfußball, Tischtennis und Snooker können sie wiederbeleben und vom Arbeitsstress befreien. Eine gute Spielsession würde ihnen auch helfen, sich besser auf ihre Arbeit zu konzentrieren. Die Möglichkeit, sich für einige Minuten mit etwas völlig anderem als der Arbeit zu beschäftigen, wie zum Beispiel online Casino echtgeld test. Glücksspiel während der Arbeit ist schlecht. Aber wer sagt, dass man sich nicht ein paar Minuten Zeit nehmen kann, um Online-Casino-Bewertungen zu recherchieren und nach der Arbeit Casino-Spiele zu spielen?
3. Ungesunde Schlafgewohnheiten
Bis spät in die Nacht wach zu bleiben, um an einer Präsentation zu arbeiten oder eine Serie mit verschlungenen Handlungssträngen und spannenden Enden zu sehen, scheint heutzutage gängige Praxis zu sein. Das führt zu Schlafmangel und tötet schließlich die Produktivität einer Person. Eine Studie zeigt, dass Menschen, die weniger schlafen, etwa dreimal so viel Zeit für ihr Zeitmanagement aufwenden wie Menschen, die gut schlafen.
Wie viele Stunden Schlaf brauchen Sie, um produktiv zu sein?
Wenn Sie motiviert und konzentriert arbeiten und gute Entscheidungen treffen wollen, müssen Sie unbedingt die 7 bis 7,5 Stunden Schlaf bekommen. Dies können Sie erreichen, indem Sie eine Schlafenszeit-Routine einführen und strenge Selbstdisziplin wahren.
2. Strenge Regeln für den Arbeitsplatz
Keine Arbeit von zu Hause aus, strenge Arbeitszeiten, eingeschränkter Internetzugang, strenge und strafende Urlaubsregelungen, Vorlage eines ärztlichen Attests bei Krankheit, Verbot von Hüten/Mützen – das sind einige der drakonischen Regeln, die Sie sofort von Ihrem Arbeitsplatz verbannen müssen. Solche Regeln senken die Moral und die Motivation der Mitarbeiter und wirken sich letztendlich auf die Effizienz der Beschäftigten aus.
Wie lässt sich das Problem der Arbeitsorganisation lösen?
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie überhaupt keine Regeln aufstellen sollten. Halten Sie nur die Regeln ein, die für ein zivilisiertes Gleichgewicht am Arbeitsplatz erforderlich sind. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter zum Beispiel wann immer möglich telearbeiten. Anstatt den Internetzugang zu beschränken, sollten Sie Ihre Mitarbeiter darüber aufklären, wie sich dies auf die Internet-Bandbreite auswirkt und die Produktivität verringert. Verzichten Sie auch auf eine strenge Kleiderordnung, denn eine Uniform ist nur an einigen und nicht an allen Arbeitsplätzen erforderlich.
1. Prokrastination
Prokrastination ist ein Zeiträuber. Eines der Dinge, mit denen die meisten etwas anfangen können, ist die Prokrastination. Man neigt dazu, seine Arbeit bis zur letzten Minute aufzuschieben und dann eine sehr hastige und schlechte Arbeit zu leisten. Das führt nicht nur zu einem schlechten Ruf, sondern auch zu einer Beeinträchtigung des Gleichgewichts zwischen Arbeit und Privatleben.
Wie kann man Prokrastination bekämpfen?
Lernen Sie also, wie Sie Ihre Arbeit auf dem Tablet nach Prioritäten ordnen können. Veranstalten Sie Workshops und Zeitmanagement-Schulungen für Ihre Mitarbeiter, um ihnen zu zeigen, wie einfach es ist, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen. Weisen Sie sie auch in die Anwendung verschiedener besonderer Techniken ein, damit sie produktiv bleiben.
Fazit
Das Wichtigste ist jedoch, dass jede Organisation anders ist und andere Regeln für ihr ordnungsgemäßes Funktionieren benötigt. Die oben genannten Faktoren sind nur einige von vielen, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz antreffen könnten. Und es gibt mehr als einen Weg, sie zu lösen.
Sie sollten jedoch nicht vergessen, dass eine utopische Welt nur in der Theorie existiert. Egal, welche Schritte Sie unternehmen, um die Killer der mitarbeiterproduktivität einzudämmen, wenn sie die Gesamtleistung des Teams nicht verbessern, ist es sinnlos, ihnen nachzutrauern.
Es geht darum, Ihren Arbeitsplatz freundlicher und sicherer zu machen. Sie müssen weder der tyrannische Chef sein, der die Toilettenpausen der Mitarbeiter zählt, noch der undisziplinierte Mitarbeiter, der eher eine Belastung als eine Bereicherung darstellt.