In Deutschland ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnabrechnung zu erstellen. Die Grundlage hierfür ist § 108 der Gewerbeordnung (GewO). Die Lohnabrechnung hat den Zweck, dass der Arbeitgeber das erhaltene Entgelt prüfen und die Zusammensetzung des Entgelts sowie die Abzüge durch Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehen kann. Wir erklären, worauf Arbeitgeber beim Erstellen der Lohnabrechnung achten müssen.
Übersicht
Selber machen oder machen lassen?
Sobald der erste Mitarbeiter eingestellt ist und ein Lohn bezahlt wird, ist für Unternehmer das Thema Lohnabrechnung relevant. Das Erstellen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfordert einen nicht unerheblichen administrativen Aufwand. Es gilt, bestimmte Anforderungen korrekt einzuhalten und darüber hinaus kann sich die Abrechnung für ein und denselben Mitarbeiter von Monat zu Monat stark unterscheiden. Unterlassen werden darf eine Lohnabrechnung jedoch nur dann, wenn die Angaben genau die gleichen sind, wie auf der vorangegangenen Abrechnung.
Lohn und Gehalt – da liegt der Unterschied: Eine Lohnabrechnung ist nicht mit einer Gehaltsabrechnung gleichzusetzen, denn Lohn und Gehalt werden verschieden definiert. Wer ein Gehalt bezieht, bekommt monatlich eine feste Summe vom Arbeitgeber ausbezahlt. Der Lohn hingegen berechnet sich aus einem Stundenlohn und die Höhe des Monatslohns ist davon abhängig, wie viele Stunden im Monat gearbeitet wurden.
Arbeitgeber, die nicht gleich eine ganze Abteilung zur Verfügung haben, in der man sich um Abrechnungen und Buchhaltung kümmert, profitieren von geeigneten Softwarelösungen oder vom Auslagern der Lohnabrechnung an externe Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Gerade letzteres entlastet die Mitarbeiter. Zudem werden Qualität und Sicherheit der Abrechnungen erhöht. Die wichtigsten Bestandteile einer Lohnabrechnung sollten Arbeitgeber allerdings in jedem Fall kennen.
Die wichtigsten Bestandteile der Lohnabrechnung
Um rechtsgültig, korrekt und transparent zu sein, muss die Lohnabrechnung bestimmte Angaben beinhalten:
- Name und Adresse des Arbeitgebers und des Angestellten
- Geburtsdatum des Angestellten
- Steuer-ID, Steuerklasse sowie Sozialversicherungsnummer des Angestellten
- Beginn und ggf. Ende des Arbeitsverhältnisses
- Abrechnungszeitraum
- Bruttolohn innerhalb des Abrechnungszeitraums
- Abzüge
- Überstunden, Zuschläge und Zulagen, Anrechnungen und Aufwandsentschädigungen
- Kinderfreibetrag und andere Steuerfreibeträge
- Netto-Auszahlungsbetrag
- Bankdaten des Angestellten
- Hinweis auf Erstellung der Abrechnung nach § 108 GewO
- Unterschrift und / oder Firmenstempel
Zusammensetzung des Bruttolohns
Gerade in Bezug auf den Bruttolohn und seine Zusammensetzung, aber auch bei der Berechnung des Nettolohns aus dem Bruttolohn, schleichen sich bei einer Lohnabrechnung leicht Fehler ein. Wer den Bruttolohn berechnen will, muss unterschiedliche Faktoren berücksichtigen. Meist setzt sich der Bruttolohn aus einem Grundlohn und variablen oder leistungsbezogenen Bestandteilen zusammen. Es kann sich dabei um Zuschläge für Wochenenddienste, bestimmte Zulagen, Prämien oder Provisionen handeln.
Brutto- und Netto richtig berechnen
Brutto- und Nettolohn des Arbeitnehmers unterscheiden sich abhängig von der Branche erheblich. Darüber hinaus muss man wissen, welche Bestandteile des Lohns genau versteuert werden und welche nicht. So fallen auf Zuschläge keine Steuern an – auf Zulagen wie Weihnachtsgeld hingegen schon.
Arbeitgeber sind verpflichtet, sämtliche Steuern und Sozialabgaben fristgerecht an die zuständigen Behörden abzuführen und für die monatliche Lohnabrechnung korrekt zu berechnen.
Besonderheiten bei geringfügig Beschäftigten
Übersteigt der Verdienst eines Angestellten nicht den Betrag von 538 Euro im Monat, gilt er als geringfügig beschäftigt. Die sogenannten Minijobber müssen weder Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnsteuer abführen. Arbeitgeber zahlen in diesem Fall lediglich eine Pauschale für die anfallenden Sozialversicherungsbeiträge. Diese Besonderheiten müssen beim Erstellen der Lohnabrechnung für Minijobber berücksichtigt werden.