Hinter der Abkürzung TSE verbirgt sich die Bezeichnung für „Technische Sicherheitseinrichtung“. Dabei müssen die sogenannten POS bzw. Kassensysteme im gewerblichen Bereich so konzipiert sein, dass mögliche Schwarzgeldbuchungen vermieden werden. Somit werden die einzelnen Buchungen einer jeden Registrierkasse zeitlich genau registriert und können von den Finanzbehörden überprüft werden. Was genau dahintersteckt, findest du hier im nachfolgenden Ratgeber.
Übersicht
Was ist ein TSE Kassensystem?
TSE Kassensysteme sind nach der Kassensicherungsverordnung für elektronische Kassensysteme hierzulande Pflicht. Eine solche Kasse muss in Deutschland vom Bundesamt für Sicherheit und Kommunikationstechnik, kurz BSI, zertifiziert sein. Als Ladenbesitzer musstest du deine neue Kasse bis zum 31.01.2020 bei der Finanzbehörde registrieren lassen. Jedoch fehlt es bislang an einem entsprechenden Online-Zugang seitens der Finanzbehörde. Das Bundesfinanzministerium hat daher schon am 05.11.2019 eine Nichtbeanstandungs-Verordnung erlassen. Eine fehlende TSE wird bis zum 30.09.2020 nicht beanstandet, wenn alle Komponenten des Kassensystems und die Software die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen.
Ein rechtssicheres TSE-Kassensystem besteht folglich aus der geeigneten Hardware, mit der dem Kunden zeitgleich auch ein Kassenbon ausgedruckt wird, aber auch aus der entsprechenden Software für die Anbindung an ein Buchhaltungsprogramm. Moderne TSE-Kassensysteme können aber noch viel mehr. Die Endgeräte können nicht nur stationär, sondern auch mobil genutzt werden. Es wird das kontaktlose Bezahlen ermöglicht. Selbst das Bezahlen per Smartphone wird unterstützt.
Wer muss eine TSE Kasse haben?
Alle Gewerbetreibende, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen über ein TSE-Kassensystem verfügen. Hierbei kann es sich um den Einzelhandel, die Gastronomie, dem Großhandel, Autohäuser, Vermietungen und vielem mehr handeln.
Wie funktioniert ein TSE Kassensystem?
An der Funktionsweise des POS-Systems hat sich für den Kunden nicht viel geändert. Dieser bezahlt bar, mit Karte oder Smartphone. Bei jedem Kauf musst du deinem Kunden den Kassenbon anbieten. Ob er diesen annimmt oder nicht spielt dabei keine Rolle. Die POS-Daten werden automatisch an dein Buchhaltungssystem weitergeleitet bzw. für dessen Einsatz gespeichert. Dies erleichtert dir die spätere Abrechnung mit dem Finanzamt. Die Daten lassen sich sogar auf elektronischem Wege exportieren. Eine Buchung ohne Beleg und ohne Speicherung ist daher nicht mehr möglich. Somit sind diese TSE-Kassensysteme überaus rechtssicher konzipiert.
Die Buchungsdaten werden auf einem USB-Stick gespeichert. Dieser verschlüsselt die Datensätze und erzeugt eine eindeutige Signatur. Hier wird zum Beispiel die hohe militärische Verschlüsselungstechnik EDL4+ verwendet. Diese Verschlüsselungstechnik kostet im Zertifizierungsverfahren viel Geld, welches die Hersteller der TSE-Kassensysteme auf die Geschäftsleute als Kunden umlegen.
Bevor ein TSE-Kassensystem genutzt werden kann, wird dieses mit einer einmaligen Seriennummer beim Finanzamt angemeldet. Dein persönliches TSE-Konto wird somit zur Speicherung freigeschaltet. Das TSE-System ist somit auch fest mit der nutzbaren Software verbunden. Jeder Kassenvorgang wird verschlüsselt gespeichert. Der Belegdruck kann dabei nicht mehr ausgeschaltet werden. Die Daten lassen sich mit Signatur exportieren und an das Finanzamt weiterleiten.
Falls es zu einer Warenrückgabe kommt, wird ebenfalls eine Signatur erzeugt und auf einen Stornobon gedruckt. Die Daten werden dauerhaft gespeichert und dienen auch als Nachweis für eine Steuerprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau. Mit wenigen Mausklicks lassen sich die Daten auf einen geschützten USB-Stick abspeichern, der dann wiederum von den zuständigen Stellen ausgelesen wird.
Wenn du dir ein solches Kassensystem zugelegt hast und du nicht der einzige Nutzer bist, dann musst du als Geschäftsführer dafür sorgen, dass jeder Nutzer jederzeit die gewünschten Daten bereitstellen kann. Die Prüfer der Finanzbehörden werden es nicht akzeptieren, wenn deine Mitarbeiter dazu nicht in der Lage sind.
Anzumerken ist, dass nach der Kassensicherungsverordnung alle Aktivitäten deiner TSE-Kasse registriert werden. Hierzu gehören das Einschalten und Hochfahren des Systems, das Herunterfahren, die Installation und Deinstallation von Software einschließlich der Aktualisierung von möglichen Treibern per Udates. Experten empfehlen dir daher, dass du ein Kassensystem auch nur als solches einsetzen solltest. Da diese Systeme häufig mit einem PC betrieben werden, könnten unter Umständen auch normale Surf-Aktivitäten registriert werden. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn du privat eine Online-Überweisung tätigen würdest. Um dies zu vermeiden, nutze für alle anderen Tätigkeiten lieber einen separaten PC oder einen Laptop.
Ab wann sind TSE Kassensysteme Pflicht?
Wie zuvor dargelegt, sind TSE Kassensysteme seit dem 01.01.2020 Pflicht. Es bestand bis zum 30.09.2020 jedoch eine Übergangsregelung mit Nachrüstpflicht.